La potencia y versatilidad de Power BI a la hora de crear informes y paneles visuales se ve complementada con su capacidad para compartirlos con otras personas, bien para que puedan acceder a su información y analizarlos, para hacer llegar informes a los clientes, o incluso para colaborar en su desarrollo.

A continuación, veremos cómo compartir Power BI y hacer públicos los informes y paneles que se generan con esta herramienta.

Formas de compartir informes de Power BI

Para compartir Power BI hay que tener en cuenta un factor importante, el tipo de licencia que de la herramienta que se posee.

Cómo compartir Power BI con sin licencia Pro

Si el usuario no tiene cuenta, Power BI Pro solo se puede compartir los reportes o paneles de dos formas distintas:

  • Informe en PDF. Se trata de exportar el informe en formato PDF para así poder compartirlo con otros usuarios. De esta manera se puede hacer llegar a cualquier usuario un informe o panel de Power BI, pero tiene dos grandes desventajas. Por un lado, el panel no es interactivo y el usuario solo puede leerlo y analizarlo sin poder interactuar con él, y por otro lado, se necesitará enviar informes periódicos para poder ir actualizando la información.
  • Archivo .pbix. La otra opción para usuarios sin licencia Pro es la del envío del propio archivo del reporte de Power BI, que se guarda en formato .pbix. De esta forma el usuario podrá interactuar con el panel o informe, pero los cambios que hagamos a nivel local no se reflejaran en el resto de usuarios.
  • Publicar en web. Se puede publicar en la web si se dispone de una cuenta de Office 365. De esta forma se puede proporcionar un enlace de acceso al informe. Cualquier cambio que se realice en el mismo se sincronizará con los datos mostrados en la web.

Cómo compartir con Power BI Pro

Para usuarios con licencia Pro existen distintas formas de compartir los paneles e informes, tanto para acceder e interactuar con la información, como para poder colaborar en su diseño y desarrollo.

  • Espacio de trabajo. Esta opción es para empresas con licencia premium donde los usuarios de la misma pueden consultar con los informes creados sin necesidad de disponer de una licencia. Además, en este tipo de licencia dirigida a grandes empresas se tiene otras funcionalidades extras (auto machine learning o mayor capacidad de carga, por ejemplo).
  • Compartir. Desde la opción compartir se pueden añadir a usuarios con licencia Pro para que puedan acceder al informe y utilizarlo.
  • Compartir en Teams. Utilizando la herramienta de comunicación Teams se puede compartir un informe en una pestaña para que otros usuarios con licencia Pro puedan acceder a él.
  • Insertar en SharePoint. De esta manera se comparte el informe o panel a través de SharePoint para que otros usuarios con licencia Pro puedan consultarlo.
  • Crear app de plantilla. Utilizando Microsoft AppSource se puede crear y distribuir informes Power BI.

Power BI es una herramienta muy interesante para que las empresas puedan crear informes y paneles visuales avanzados que faciliten el análisis y la comprensión de los datos que manejan. Compartir informes con otros usuarios y clientes es muy importante y se puede realizar de distintas formas. Aunque las formas de compartir en Power BI habituales necesitan de licencia Pro por parte de todos los usuarios, es posible compartir sin necesidad de la misma utilizando algunos métodos como los ya comentados anteriormente.

Ahora que sabes esto, no crees que es hora de formarte en Power BI